日本RNA学会

日時：2015年1月21日（水）～3月13日（金）
場所：メール会議

議題配信先（50音順、敬称略）
評議員： 井上邦夫、大野睦人、影山裕二、片岡直行、塩見春彦、塩見美喜子、泊　幸秀、中川真一、堀　弘幸、吉久　徹
幹事等：岩崎由香（国際化担当）、北畠真（編集幹事）、黒柳秀人（庶務幹事）、杉浦麗子（会計幹事）、廣瀬哲郎（集会幹事）、宮川さとみ（男女共同参画担当）

配信元
庶務幹事：黒柳秀人

配布資料
事務委託契約書

議事：
１．新ウェブサイトの運用方法について
新ウェブサイトの構築準備を行っている黒柳庶務幹事から、準備状況および新サイトの特徴について説明を行った。その上で、これまでのサイトになかった新しい機能に関連した次の点について、運用方法が協議され了承された。

• 会員情報は会員個人により更新が可能となり、入会金や年会費の支払いについてもクレジットカード払いの場合は自動化が可能であるが、銀行振込によるに年会費の入金確認や退会者の処理など、会員管理業務の一部に自動化できない作業があることら、その作業を誰が担当するかについて協議した。評議員、幹事等など一般正会員がボランティアで作業する案も出されたが、作業量がどの程度になるか予測が難しいことから、今期の残り1年程度については執行部の研究室の事務担当者または技術職員個人に作業を委託する形で会員管理業務を行い、次期以降の会員管理業務は今期の作業量の推移を見て見直す案が出され、了承された。これらの会員管理業務を含む新サイトの運用業務については、次期執行部に円滑に引き継げるよう今期中に業務内容や分担者を整理してマニュアルとして整備することが申し合わされた。
• システム上の制約により滞納された年会費を過去に遡って支払えるようにする運用が困難なことから、正会員と賛助会員の年会費が未払いのまま年度が改まる場合の対応について協議した。その結果、現在は年会費を2年間滞納したら脱会としている会則第9条の運用について、毎年度3月末の時点で当該年度の年会費が未払いの会員について脱会扱いとすること、脱会扱いとなった正会員が次年度以降に当該年度の年会費を支払って会員ステイタスを継続することを希望する場合は、会費支払いシステムに従い入会金を再度徴収することが了承された。
• 会員がログインした場合のみアクセスできる会員専用ページや会員向けサービスを新たに用意することから、当該年度の年会費を未払いの正会員と賛助会員に対するこれらのサービスの提供を制限するか否かについて協議した。その結果、会員向けサービスの対価としての年会費の支払いを促すために、記事の投稿、会員検索、学術集会の支援申請、ニュースレター受信、委任状の提出、評議員選挙等を含む新サイトでの会員専用サービス全般について当該年度の年会費の支払い手続きが完了するまで提供を制限することが提案され、了承された。

２．新ウェブサイトの運用開始に伴う事務局への委託業務の見直しについて
新ウェブサイトの運用開始により会員管理、会報作成、ウェブサイト管理、会員へのメール配信、委任状の発送など、現在クバプロに委託している事務局業務の大部分が事実上不要となることから、年度単位で自動延長されているクバプロとの事務委託契約の内容について見直しを行うことが執行部から提案された。協議の結果、今年度限りで契約を満了する選択肢も含めて、今後の委託業務の内容についてのクバプロとの交渉を塩見美喜子会長と黒柳庶務幹事に一任することが提案され、全会一致で了承された。

塩見会長と黒柳庶務幹事がクバプロに出向いて行った交渉の結果、今年度限りで事務委託契約を満了すること、クバプロが現在管理する会員情報について遅滞なく提供を受けること、クバプロが維持管理する現行日本語版ウェブサイトと過去の年会ウェブサイトのコンテンツおよびダウンロード可能な会報pdfファイルについて引き続き新サイトでも提供を続けられること、クバプロが会費を徴収するために管理する日本RNA学会会長名義の郵便振替口座と銀行口座の管理をそのまま引き継ぐこと、これまでにクバプロが会員管理を行った際に作成した記録書類や受け取った通知類一式を学会が引き継ぐこと、でクバプロと合意したことが報告され、了承された。

３．事務局の呼称と所在地について
クバプロとの事務委託契約が年度末で満了するのに備えて、細則第6章に規定される本会の事務所の呼称および所在地について協議した。その結果、現在学会本部となっている庶務幹事が所属する研究室の所在地を学会事務局の所在地とし、庶務幹事が交代するたびに細則を変更して学会事務局の所在地を変更する方針が提案され、了承された。

４．新ウェブサイトの運用開始に伴う細則の変更
新しいウェブサイトの運用開始および上記１～３の協議の結果を受けて、変更が必要な細則の条文について改正案が執行部から提出された。協議の結果、下記のとおり細則を変更することが議決された。

• 第7条　評議員の選出は次のように行う。
  変更前：2. 投票は1人1票、無記名10名連記とし、郵送によるものとする。
  変更後：2. 投票は1人1回、無記名で、10名以内の選択とし、オンラインで所定の方法によるものとする。
   
• 第5章
  変更前：幹事
  変更後：幹事等
   
• 第14条
  変更前：会長は評議員会の承認を得て、正会員の中から、次の幹事を委嘱する。幹事の任期は2年とする。
  変更後：会長は評議員会の承認を得て、正会員の中から、次の幹事等を委嘱する。幹事等の任期は2年とする。
  5. その他会長が本会の運営のために必要と認める業務の担当　若干名
   
• 第6章
  変更前：事務所
  変更後：事務局
   
• 第16条　
  変更前：本会の事務所は次のところにおく。
  〒102-0072
  東京都千代田区飯田橋3-11-15
  UEDAビル6F　株式会社クバプロ内
  変更後：本会の事務局は次のところにおく。
  〒101-0062
  東京都千代田区神田駿河台2-3-10
  東京医科歯科大学　難治疾患研究所遺伝子発現制御学研究室内
   
• 第17条
  変更前：入会金、年会費は入会金、年会費は日本RNA学会事務局名義で発行される所定振込用紙で納入するものとする。
  変更後：入会金、年会費は所定の方法によりクレジットカード決済または銀行振込で納入するものとする。